KULIAH UMUM FO.. (Job Description Reception)

1. Carilah minimal 2 referensi tentang job description Reception atau Front Desk Agent, apabila referensi yang digunakan dalam bahasa Inggris, artikan kedalam bahasa Indonesia, tulis sumber atau refensi yang anda gunakan.

• Perusahaan-perusahaan besar umumnya memiliki Resepsionis/Operator Telpon (OT), seperti Bank, Konsultan, Kontraktor, Perusahaan Provider/Telekomunikasi,Hotel, Travel Agent dan lain-lain. Karena posisinya berada di Front Office, biasanya citra sebuah perusahaan tergantung pada mereka, jadi bagaimana caranya mereka harus membuat nama baik perusahaan tetap terjaga. Siapa sebenarnya mereka? Apa tugas dan tanggung jawab mereka? Bagaimana seharusnya mereka "diperlakukan"? Apa kontribusi buat mereka? Bagaimana pandangan orang lain mengenai mereka

Pada umumnya tugas dan tanggung jawab seorang resepsionis adalah :

       1. Menghandle keluar masuknya telpon
       2. Menerima tamu
       3. Menerima surat/dokumen
       4. Mengerjakan pekerjaan Administrasi ringan

       5. Memberikan citra positif kepada tamu tentang perusahaan yang bersangkutan

        Mungkin bisa dibilang pekerjaan seorang resepsionis/OT gampang, karena sekilas                pekerjaan inti mereka hanya seputar telpon atau berbicara, tapi alangkah baiknya kita tidak memandang remeh tugas mereka.

Contoh kasus :
Telpon di perusahaan ABC ada 4 line & hanya ditangani oleh satu orang Resepsionis/OT. Dalam satu kondisi semua line berdering, sedangkan dia tidak diberi fasilitas head phone, bisa dibayangkan sibuknya dia. 
* Interkom berdering (panggilan dari dalam kantor): " Hallo bisa disambungkan ke no +6285221xxxx"
Baru saja terputus, line 1 sudah berdering " Bisa bicara dengan Bpk. Harto? ", begitu pun dengan line 2, 3 dan 4. Disini Resepsionis/OT dituntut untuk pandai-pandai mengaturnya, sebab bila tidak bisa menguasainya bisa-bisa dia akan stress ujungnya.

di ambil dari inolyayang.blogspot.com

• Hadir pengunjung dan menangani pertanyaan di telepon dan tatap muka. Pasokaninformasi mengenai organisasi untuk masyarakat umum klien, dan pelanggan.
  tugas utama dan Tanggung Jawab Resepsionis
  menjawab telepon, layar dan langsung panggilan
  mengambil dan menyampaikan pesan
  memberikan informasi kepada penelepon
  menyapa orang yang memasuki organisasi
  berurusan dengan pertanyaan dari masyarakat dan pelanggan
  memastikan pengetahuan gerakan staf dalam dan keluar organisasi
  administrasi umum dan administrasi dukungan
  menyiapkan surat dan dokumen
  menerima dan menyortir surat dan pengiriman
  jadwal janji
  memelihara buku harian janji baik secara manual atau elektronik
  mengatur pertemuan
  rapi dan menjaga area resepsi
  Pendidikan dan Pengalaman
  ijazah sekolah tinggi umumnya dibutuhkan
  pengetahuan tentang prosedur administrasi
  pengetahuan tentang komputer dan aplikasi perangkat lunak yang relevan
  pengetahuan tentang prinsip-prinsip layanan pelanggan dan praktek
  Keyboard keterampilan
  kunci Kompetensi
  verbal dan tertulis keterampilan komunikasi
  profesional pribadi presentasi
  layanan pelanggan orientasi
  informasi manajemen
  pengorganisasian dan perencanaan
  perhatian terhadap detail
  inisiatif
  keandalan.

http://www.best-job-interview.com

TUGAS 4

1.   Kerahasiaan

Cara perusahaan untuk melindungi data dan informasi dari pengguna / orang2 yang tidak memiliki otoritas 

 artinya bahwa informasi sangat penting, begitupun sebuah informasi yang harus dirahasiakan, informasi ini tidak bisa sembarangan diketahui atau diberikan kesembarang orang, walaupun dalam satu department. Banyak manager melakukan ini demi menjaga sebuah informasi, biasanya informasi ini disimpan oleh para tingkatan lini teratas.

2.    Ketersediaan

 Agar supaya data dan informasi tersedia bagi pihak2 yang memiliki otoritas untuk menggunakannya.

artinya seperti yang dibahas di kerahasiaan, bahwa setiap informasi memiliki otoritas dan hanya yang berkepentingan yang dapat memberikan dan menerima informasi itu sendiri.

 3.    Integritas 

 Seluruh sistem informasi harus memberikan atau menyediakan gambaran yang akurat mengenai sistem secara keseluruhan

artinya informasi yang diberikan haruslah akurat, demi mengurangi miss understanding (kesalah pahaman) dan memperkecil kesalahan info yang disampaikan yang nantinya dapat merugikan perusahaan.

contoh : seorang FO manager harus benar memberikan informasi akurat ke front desk agent tentang discount atau harga kamar, yang nantinya akan disampaikan ke tamu hotel. Oleh  karena itu informasi harus benar-benar akurat sehingga mengurangi guest complaint.

•  yang seharusnya dilakukan manager ketika info tidak akurat adalah, mencari tau data-data penunjang informasi agar informasi menjadi akurat. mencari kebenaran info tersebut, sehingga informasi dapat tersampaikan dengan baik.

1. Fisik (physical security), keamanan tahapan ini adalah keamanan fisik yang cenderung ke arah keamanan hardware dari sistem informasi tersebut. Contohnya adalah menyimpan server di tempat yang aman (kalau perlu dijaga oleh penjaga) dan yang memiliki suhu udara yang stabil agar server dapat bekerja dengan maksimal.
2. Manusia (personal security), keamanan ini cenderung ke arah siapa saja yang bisa mengakses informasi tersebut dalam hal ini ada user previlege di sistem informasi tesebut. Dan juga siapa saja yang memiliki akses ke ruang server tersebut.
3. Data, media dan teknik, pada tahapan ini menitikberatkan kepada keamaman teknis bagaimana data tersebut disimpan dan media yang digunakan untuk mengirim data tersebut ke tempat lain. Dalam hal ini kita biasanya menggunakan teknik keamanan seperti enkripsi data, penggunaan ssh untuk mentransfer informasi tersebut melalui internet dan berbagai teknik lain yang bisa kita gunakan. Nah, biasanya tahapan ini dipelajari di kampus-kampus melalui mata kuliah keamanan data dan jaringan.
4. Kebijakan dan Prosedur. Nah pada tahapan ini adalah cenderung kearah pembuatan standar operasional prosedur dari instansi atau perusahaan dalam menggunakan sistem tersebut. Biasanya bagian divisi IT mengembangkan SOP dalam penggunaan sistem informasi dan harus dijalankan oleh seluruh karyawan agar sistem tersebut aman. Seaman apapun sistem informasi dengan teknik enkripsi 512bit sekalipun jika tidak didukung oleh SOP yang baik maka sistem tersebut masih dikatakan ada hole-nya yang bisa dimasuki oleh hacker.

Tugas SIM 3

1. Dua bentuk keputusan yaitu tidak terstruktur dan terstruktur. Kenapa tingkatan atas lebih banyak berhubungan dengan keputusan tidak terstruktur, sedangkan manajer bawah lebih banyak berhubungan dengan keputusan terstruktur?

 JAWAB: 

Keputusan yang terstruktur merupakan keputusan yang sifatnya berulang ulang dan rutin sehingga unsur-unsurnya lebih mudah untuk dimengerti.
Contoh dari keputusan ini misalnya adalah keputusan tentang kenaikan pangkat pegawai, kenaikan gaji berkala dan lain sebagainya. Sebaliknya untuk keputusan yang tidak terstruktur, keputusan ini tidak mudah untuk didefinisikan dan biasanya lebih banyak membutuhkan informasi dari lingkungan luar. Pengalaman dan pertimbangan manajer sangat penting dalam pengambilan keputusan yang tidak terstruktur. Keputusan terstruktur akan lebih mudah dikomputerisasikan dibandingkan dengan keputusan yang tidak terstruktur.

2 Apa yang dimaksud dengan Sistem Pendukung Keputusan, Jelaskan jawaban anda dengan contoh pada kasus yang anda ketahui !

JAWAB :

Sistem Pendukung Keputusan merupakan suatu sistem yang meyediakan sarana bagi para tahapan menejerial untuk mengembangkan informasi yang sesuai dengan keputusan yang akan dibuat.

Karakteristik dan kemampuan sistem pendukung keputusan.

• Dukungan untuk mengambil keputusan, terutama pada situasi semi terstruktur dan tak terstruktur, dengan menyertakan penilaian manusia dan informasi terkomputerisasi.

• Dukungan untuk semua level manajerial, dari eksekutif puncak samapai manajer lini.

• Dukungan untuk individu dan kelompok. Masalah yang kurang terstruktur sering memerlukan keterlibatan individu dari departemen dan tingkat organisasional yang berbeda atau bahkan dari organisasi lain.

• Dukungan untuk keputusan independen dan sekuensial. Keputusan dapat dibuat satu kali, beberapa kali, atau berulang dalam interval yang sama. 

Contoh kasus :

Seorang Manajer pada suatu perusahaan perdagangan ingin membuat sebuah sistem yang akan membantu dia dalam menentukan biaya operasional dalam suatu periode, lalu muncul dalam pemikirannya beberapa pertanyaan antara lain :

1. Apa yang sebenarnya akan saya dapatkan dari system tersebut ?

Pada dasarnya dari pertanyaan itu terdapat jawaban yang memungkin para Manajer dapat menanganinya, antara lain dengan mengembangkan suatu sistem yang berbasiskanDecision Support System (DSS) ini manajer itu dapat menjawab masalah bisnisnya dengan cara membantunya dalam meningkatkan keputusan yang lebih baik dalam sisi perencanaan, komunikasi, dan melakukan pengawasan terhadap para karyawannya, serta dengan langkah ini pula seorang manajer dapat menghemat waktu dalam melakukan pekerjaannya untuk membuat suatu keputusan.

ITINERARY ADVENTURE AMAZING RIVER

07.00         : gathered at STP Sahid

08.00 - 10.30 : Go to Banten (Ciberang River)

11.00 - 11.30 : Streching And Lunch

11.30 - 13.30 : Rafting and Coffe Break

13.30 - 15.00 : Countinue rafting

15.00 - 17.00 : Spring Water in Ciberang

17.00 - 20.00 : Break and dinner

20.00         : Back to STP Sahid