KULIAH UMUM FO.. (Job Description Reception)

1. Carilah minimal 2 referensi tentang job description Reception atau Front Desk Agent, apabila referensi yang digunakan dalam bahasa Inggris, artikan kedalam bahasa Indonesia, tulis sumber atau refensi yang anda gunakan.

• Perusahaan-perusahaan besar umumnya memiliki Resepsionis/Operator Telpon (OT), seperti Bank, Konsultan, Kontraktor, Perusahaan Provider/Telekomunikasi,Hotel, Travel Agent dan lain-lain. Karena posisinya berada di Front Office, biasanya citra sebuah perusahaan tergantung pada mereka, jadi bagaimana caranya mereka harus membuat nama baik perusahaan tetap terjaga. Siapa sebenarnya mereka? Apa tugas dan tanggung jawab mereka? Bagaimana seharusnya mereka "diperlakukan"? Apa kontribusi buat mereka? Bagaimana pandangan orang lain mengenai mereka

Pada umumnya tugas dan tanggung jawab seorang resepsionis adalah :

       1. Menghandle keluar masuknya telpon
       2. Menerima tamu
       3. Menerima surat/dokumen
       4. Mengerjakan pekerjaan Administrasi ringan

       5. Memberikan citra positif kepada tamu tentang perusahaan yang bersangkutan

        Mungkin bisa dibilang pekerjaan seorang resepsionis/OT gampang, karena sekilas                pekerjaan inti mereka hanya seputar telpon atau berbicara, tapi alangkah baiknya kita tidak memandang remeh tugas mereka.

Contoh kasus :
Telpon di perusahaan ABC ada 4 line & hanya ditangani oleh satu orang Resepsionis/OT. Dalam satu kondisi semua line berdering, sedangkan dia tidak diberi fasilitas head phone, bisa dibayangkan sibuknya dia. 
* Interkom berdering (panggilan dari dalam kantor): " Hallo bisa disambungkan ke no +6285221xxxx"
Baru saja terputus, line 1 sudah berdering " Bisa bicara dengan Bpk. Harto? ", begitu pun dengan line 2, 3 dan 4. Disini Resepsionis/OT dituntut untuk pandai-pandai mengaturnya, sebab bila tidak bisa menguasainya bisa-bisa dia akan stress ujungnya.

di ambil dari inolyayang.blogspot.com

• Hadir pengunjung dan menangani pertanyaan di telepon dan tatap muka. Pasokaninformasi mengenai organisasi untuk masyarakat umum klien, dan pelanggan.
  tugas utama dan Tanggung Jawab Resepsionis
  menjawab telepon, layar dan langsung panggilan
  mengambil dan menyampaikan pesan
  memberikan informasi kepada penelepon
  menyapa orang yang memasuki organisasi
  berurusan dengan pertanyaan dari masyarakat dan pelanggan
  memastikan pengetahuan gerakan staf dalam dan keluar organisasi
  administrasi umum dan administrasi dukungan
  menyiapkan surat dan dokumen
  menerima dan menyortir surat dan pengiriman
  jadwal janji
  memelihara buku harian janji baik secara manual atau elektronik
  mengatur pertemuan
  rapi dan menjaga area resepsi
  Pendidikan dan Pengalaman
  ijazah sekolah tinggi umumnya dibutuhkan
  pengetahuan tentang prosedur administrasi
  pengetahuan tentang komputer dan aplikasi perangkat lunak yang relevan
  pengetahuan tentang prinsip-prinsip layanan pelanggan dan praktek
  Keyboard keterampilan
  kunci Kompetensi
  verbal dan tertulis keterampilan komunikasi
  profesional pribadi presentasi
  layanan pelanggan orientasi
  informasi manajemen
  pengorganisasian dan perencanaan
  perhatian terhadap detail
  inisiatif
  keandalan.

http://www.best-job-interview.com